Nommage et classement des dossiers / fichiers numériques (2)

Alors… comment procéder ? Rien ne s’impose comme une évidence dans cette opération si ce n’est une méthodologie de base : poser la structure de classement AVANT de procéder au rangement/regroupement des documents. Je pourrais être tentée de prendre les documents un à un, pour créer les dossiers au fur et à mesure, mais je sais, par expérience, que c’est une mauvaise idée.

Partons du dossier racine. Dans un premier temps, je décide de ne pas créer un gros dossier nommé Archives familiales, ou plutôt ArchFam, ceci pour éviter de créer une couche supplémentaire à mon chemin d’accès (cf note précédente concernant la limitation de caractères). Il sera toujours temps de regrouper tous mes sous-dossiers par la suite dans un dossier parent.

Il convient donc de réfléchir aux éléments qui vont constituer le nom de mes dossiers (répertoires) / sous-dossiers / fichiers.
Patronyme : il s’agit en effet de documents sur des individus ou des groupes d’individus qui s’identifient par leur patronyme ou par une association de patronymes (c’est le cas des couples ou des branches).
Date, année ou période : elle permet de situer l’individu (et/ou le document qui le concerne) dans le temps
Nature du document : est-ce une photo, un diplôme, des éléments de généalogie, un journal intime ? Pour cela, j’ai déjà un plan de classement pour les documents papier que je peux reprendre pour les documents numériques
Lieu : il peut être utile que cet élément apparaisse dans le nom à un certain niveau de classement (je pense notamment aux photos), mais en tout cas pas au début de l’arborescence.

L’élément le plus important va dépendre de l’endroit où je me trouve dans la hiérarchie des documents :
s’il s’agit des dossiers (répertoires), le patronyme (ou ensemble de patronymes) sera la clé. Je me base pour cela sur une organisation papier : si je dois créer des classeurs, je les étiquetterai avec le patronyme (ou les patronymes de la branche considérée) et non des dates ou des périodes.
En revanche, si on se situe au niveau d’un seul individu (en bas de l’arborescence, sans doute quand on abordera les fichiers), on privilégiera la nature des documents et/ou la date. Exemple : dans le dossier [MORIN_Louis], j’aurai un sous-dossier [00_Photos], et à l’intérieur de ce sous-dossier, un fichier [MORIN_Louis_1925_Lille]

J’ai donc commencé à imaginer mon arborescence en décrivant d’abord les branches, comme ci-dessous (exemple) :
[MORIN_GICQUEL_Branche]
> [GICQUEL_Jeanne]
> [MORIN_Louis]
> [MORIN_Jean]
> [MORIN_MarieLouise]
> [MORIN_Thérèse]

[MAITRE_MORIN_Branche]
> [MAITRE_Bernard]
> [MORIN_Thérèse]
> [MAITRE_xxx]
> [MAITRE_xy]
> [MAITRE_xyz]

On entrevoit déjà plusieurs problèmes dans ce classement :
On arrive très vite à des sous-sous-sous-dossiers, alors qu’on n’a même pas abordé le vif du sujet, i.e. le classement des archives familiales relatives à ces individus. Pour un fichier photo relatif à mon oncle par exemple, le chemin d’accès (après le fichier racine) sera : MORIN_GICQUEL_Branche>MORIN_Louis>MORIN_Jean>00_Photos>MORIN_Jean_1930_Lille
Cette arborescence ressemble à un arbre généalogique (Jean, Marie-Louise et Thérèse étant en effet les enfants du couple MORIN_GICQUEL), ce qui n’est pas le but de l’affaire. L’arbre généalogique est déjà fait et existant par ailleurs, et on peut s’y référer si on est perdu dans les dossiers. Inutile donc de complexifier l’aborescence.
Si on veut hiérarchiser les enfants par rapport à leurs parents, on est obligé de choisir lequel des deux parents les « accueillera » ou alors, il faudrait créer un niveau supplémentaire pour le couple…
On ne privilégie pas ce qu’on appelle en généalogie les sosas (les ascendants qui sont en ligne directe), alors qu’on aura clairement beaucoup plus d’archives familiales les concernant, que pour leurs frères et sœurs (encore que… mon exemple est mal choisi, car dans cette branche MORIN_GICQUEL, j’ai beaucoup d’archives aussi concernant mon oncle Jean et ma tante Marie-Louise). Il faudrait pouvoir identifier et/ou regrouper les frères et sœurs d’une autre manière.
On détecte très vite aussi un autre problème : le phénomène de doublon. Ainsi, le dossier [MORIN_Thérèse] (ma mère) se trouvera à deux endroits : avec ses parents et avec son conjoint, ses enfants. Peut-on alors se donner comme règle que tout ce qui concerne l’enfance appartient à sa période avec ses parents ? Ceci serait à considérer par la suite.
Enfin, quid de documents qui concerneraient le couple ou la famille, comme par exemple des photos de groupes ? La nécessité de créer dans chaque sous-dossier un sous-sous-dossier [Couple_Famille] s’impose.

Ce système ne paraissant pas optimal, je suis partie sur une autre idée. Comme nous ne sommes en effet pas là pour reconstituer un arbre généalogique, j’ai essayé de m’affranchir de toute idée de hiérarchie à l’intérieur d’un couple (je garde l’idée d’un 1er niveau par branche ou par couple car sinon, j’aurais des dossiers des ascendants de mon conjoint, mélangés avec mes propres ascendants, avec des origines géographiques très différentes). Ainsi :
[MORIN_GICQUEL] (pris en tant que couple)
> [MORIN_Louis]
> [GICQUEL_Jeanne]
> [MORIN_Jean]
> [MORIN_MarieLouise]
> [MORIN_Thérèse]
L’intérêt majeur est qu’en mettant tout le monde à égalité, on gagne un niveau, ce qui est bon pour notre chemin d’accès…
Problèmes détectés :
On n’a aucun moyen de connaître les liens qui relient les personnes entre elles. Pour bien faire, il faudrait a minima rajouter l’année de naissance de chacun des individus.
Le dossier de notre [GICQUEL_Jeanne] apparaîtra en premier et sera isolé par rapport à celui de son conjoint et de ses enfants. Pour pallier à cela, il faudrait la nommer MORIN_GICQUEL_Jeanne, mais cela ne me semble pas satisfaisant et froisse mon ego un peu féministe.

Pour classer des documents communs à plusieurs personnes, on garderait toujours l’idée d’un sous-dossier [MORIN_GICQUEL_couple] et [MORIN_GICQUEL_famille]
Le problème des doublons [MORIN_Thérèse] qu’on trouvera à deux endroits n’est pas réglé non plus.

Ça n’est donc pas une solution optimale…

A ce stade, je suis partie sur une autre idée, qui me paraît assez prometteuse : Attaquer tout de suite par des dossiers individuels, mais en indiquant avant chacun le numéro de génération. Admettons que je suis la génération 1, mes parents sont la génération 2, mes grands-parents la 3, ce qui donnerait (par ordre alpha-numérique)  :
G2_MAITRE_Bernard
G2_MORIN_Thérèse
G3_AYMONIER_Rose
G3_GICQUEL_Jeanne
G3_MAITRE_Raymond
G3_MORIN_Louis
etc. etc.
On peut toujours garder l’idée du regroupement par couple ou par famille pour classer des documents qui sont communs, comme par ex.
G3_MORIN_GICQUEL_Couple
G3_MORIN_GICQUEL_Famille
L’intérêt est que les dossiers-répertoires seraient déjà regroupés par génération et donc plus ou moins par période, même si selon les cas, 20 ans peuvent séparer des individus d’une même génération… mais au moins, c’est un critère parlant, surtout pour les personnes à qui est destiné ce classement (nos enfants, qui du coup, seraient en Génération… 0!)
Avec ce système, on peut même imaginer rajouter la branche de mon conjoint ; ça resterait encore lisible, puisqu’en G2, on aurait 4 individus, et en G3, 8 individus, avec des patronymes qui leur sont propres.
Reste le problème des frères et sœurs, pour lesquels il y aurait suffisamment de documents pour leur consacrer un dossier individuel. Dans ce cas, je pense adopter un code, comme frr, pour frère et sr, pour sœur. On aurait ainsi :
G2_MAITRE_Bernard
G2_MORIN_Jean_frr
G2_MORIN_MarieLouise_sr
G2_MORIN_Thérèse
G3_AYMONIER_Rose
G3_GICQUEL_Jeanne
G3_MAITRE_Raymond
G3_MORIN_GICQUEL_Couple
G3_MORIN_GICQUEL_Famille
G3_MORIN_Louis

A l’intérieur de chaque dossier, on pourrait ainsi décliner toujours la même structure hiérarchique pour classer les fichiers tels que photos, acte de naissance, CV, acte notarié, etc.
Cela nécessiterait bien sûr une règle de nommage très précise des fichiers eux-mêmes, avec l’identité de la personne, une date et un lieu.
Mais au moins, on a une arborescence qui n’est pas excessive soit : un dossier (répertoire) > un sous-dossier > le fichier
exemple : G2_MAITRE_Bernard > 06_Emplois > MAITRE_B_1958_CertifTrav_Paris

C’est en tout cas la solution que je vais tester dans les prochaines semaines.

Le cas des photos

J’ai actuellement pas mal de photos que j’ai numérisées (pour pouvoir les dédoubler et les transmettre à mon frère et à ma soeur par exemple).

Je commence aussi à avoir des archives familiales numérisées. En effet, pour les besoins du blog et la rédaction de mes articles, je fais souvent des numérisations de carnets, journaux, photos, etc. Même si ces documents existent sous forme papier, je trouve intéressant de les sauvegarder sous forme numérique.

Enfin, mes recherches généalogiques ont généré pas mal de copies d’actes d’état-civil (extraites des visionneuses des archives départementales). Au début, je les gardais comme preuves mais au fur et à mesure, et surtout en remontant dans le temps, j’ai pris l’habitude d’extraire immédiatement (i.e. quand j’ai trouvé l’acte) toutes les informations qui y figurent, sans sauvegarder le document. Cependant, après un tri, je compte conserver les actes des 3 générations qui m’ont précédée, ce qui fait déjà beaucoup.

Tout cela pour dire que je commence à avoir pas mal de documents qui sont disséminés un peu partout, selon qu’il s’agit de photos, archives ou résultats de recherches généalogiques, avec une logique de nommage qui est propre à la catégorie à laquelle ils appartiennent.

Pour les photos, ce sont des dossiers par année. Les quelques numérisations d’archives familiales se trouvent quant à elle dans mon dossier de blog et classées dans les sous-dossiers des articles que j’ai publiés. Et les actes d’état-civil (ou actes notariés, ou registres matricules) sont classés dans des dossiers généalogiques par branches puis par individus…

Mon objectif est de rapatrier tous ces documents, et ceux à venir, à un seul endroit et selon un plan de classement unique, car il me semble à présent évident que lorsqu’on veut en savoir plus sur un ancêtre, on est autant intéressé par son état-civil, que par ses photos, les journaux qu’il a pu écrire ou des archives familiales qui peuvent nous en apprendre beaucoup sur sa vie. Cela n’a aucun sens de séparer ces documents.

Nommage et classement des dossiers / fichiers numériques (1)

Cela fait un petit moment que je réfléchis sur le sujet : comment organiser les archives familiales qui sont sous forme numérique (suite à numérisation, le plus souvent) tout en restant proche de ce que j’envisage de faire pour le papier ?

Pour étayer cette réflexion, j’ai éprouvé le besoin de me remémorer quelques notions de base, relatives à la terminologie et au nommage des dossiers / fichiers :

Quelques rappels terminologiques

Dossier racine : c’est le premier dossier dans le système d’exploitation (exemple : dossier « C : »)

Le dossier racine contient des dossiers (ou répertoires). Les dossiers se caractérisent par leur taille et leur nom. Par défaut, les systèmes d’exploitation classent les dossiers dans un ordre numérique et alphabétique. Ils affichent en premier ceux commençant par des nombres. Quand on utilise des nombres (N° de dossier par ex.), penser à employer le 0 (ou 00) devant les nombres 1 à 9 pour faciliter le tri numérique.

Les dossiers peuvent contenir des dossiers de niveau inférieur, appelés sous-dossiers.
Il est possible de créer des sous-dossiers autant de fois qu’un affinement du classement des documents est nécessaire.

Au dernier niveau de granularité se trouvent les fichiers. Ce sont les documents eux-mêmes. Ils peuvent être de plusieurs types : image, tableau, texte, dessin, vidéo, etc.
Tout comme les dossiers, les fichiers se caractérisent par un nom, une taille et un type de format. Ce dernier est parfois visible à la fin du nom du fichier (=extension du fichier).

Les 4 règles du nommage

  • donner un nom bref et explicite : ce nom peut contenir le sujet, la date et la version. Il est important de réduire le nombre de caractères en utilisant des abréviations, car on ne le sait pas toujours, mais le nombre de caractères autorisé pour le nom du fichier avec son chemin d’accès depuis le dossier racine est limité à 256 dans le système d’exploitation Microsoft (apparemment ça ne serait plus le cas avec W10). Si c’est le cas, le système ne pourra pas ouvrir ou enregistrer le fichier.

Ainsi, le chemin suivant se compose de 146 caractères : C:\Users\Dupond\Mes documents\mon fichier avec un nom super long vraiment trop long.docx

Ce qui veut dire que plus on fait des dossiers, sous-dossiers, sous-sous-dossiers, et plus on augmente le risque de dépasser la limite autorisée, à fortiori lorsque les noms choisis sont longs

  • ne pas mettre d’espace, ni de caractères spéciaux. En effet, il se peut que d’un système d’exploitation à un autre (Windows vers Mac par exemple), le fichier ne soit pas reconnu. Il vaut mieux donc bannir tout ce qui n’est pas alphanumérique : & / + > : ? % ( ] . Pour séparer les mots, on privilégiera l’usage des majuscules ou de l’underscore.
  • indiquer la date au bon format, pour maintenir l’ordre chronologique soit AAAAMMJJ ou AAAA_MM_JJ
  • placer l’élément important en premier, puisque c’est lui qui permettra le classement chronologique, ou le regroupement de certains dossiers/fichiers.